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O freelancer que nunca ficou na dúvida quanto a preço e prazo para um projeto que saia agora deste site! [..]

Eu mesmo nunca conheci um freelancer que não tivesse se perguntado: “Quanto tempo eu levo para fazer isso ? Ou ainda: quanto cobrar por isto ?”

Pois é! Complicado seria nossa vida se não existisse o PMBOK ou as técnicas provindas dele. Eu só tive a ganhar fazendo a adoção certa das técnicas e ferramentas de gerenciamento de projeto, e graças a isto, iniciamos hoje a série “Planejar” sob o título: “Criando sua WBS”.

1. WBS (Work Breakdown Structure)

A WBS tem como finalidade listar as tarefas a serem realizadas no projeto. No post anterior, falamos um pouquinho sobre escopo e proposta comercial, lembra-se ? Pois bem! É hora de pegar aquele documento, e transcrever as atividades do escopo, para a WBS. Um professor meu costuma dizer que “tudo que é entregável tem que constar na WBS“.

Criar uma WBS é mega simples! O único pré-requisito é que você tenha uma folha qualquer - de preferência sulfite - uma caneta/lápis e ao menos uma mão para poder desenhar.

Procurando na rede por um exemplo simples, encontrei esse clássico onde o pessoal organiza o churrasco do fim de semana. Imagem provinda do Super downloads, o qual também tem uma matéria a respeito.

2. Criando a sua própria WBS.

Após ter levantado seus pré-requisitos minímos - sulfite e um lápis - vamos criar a WBS de um site básico.

Escopo:

Criar um site para a empresa XYZ com logomarca e layout personalizados. Há necessidade de um cadastro para que os visitantes possam se cadastrar.

Com isso, eu criei a WBS do escopo do nosso projeto:

Veja que eu separei as tarefas maiores, como Layout e Sistema de cadastro em sub-tarefas menores pelo simples fato de que será mais fácil estimar um prazo para tarefas menores do que para tarefas mais extensas.

E é essa justamente a idéia da WBS: permitir que o Gerente de projetos tenha uma noção melhor - as vezes mais cruel - da extensão que seu projeto tomou.

Definindo prazos.

Agora chegou a hora de definirmos um prazo para cada atividade menor destas, para chegarmos a um prazo para cada tópico principal cuja soma resulta exatamente no tempo de desenvolvimento do seu projeto.

Veja que apenas com isso, conseguimos estimar o tempo máximo que esse projeto levaria para ser concluído. Importante falar que não colocamos data nos tópicos principais, como “Infra-estrutura visual”, “Layout”, “Modelagem”, pois eles são a simples soma de seus itens-filhos.

Para o projeto da Empresa Xyz, precisamos de exatos 24 dias e meio - assumimos 25 dias - para entregá-lo.

Você pode diminuir o tempo de criação pela metade!

Não, isso não é aquelas propagandas de TV. Na nossa WBS assumimos que você irá fazer tudo sozinho, mas mesmo sendo freelancer, você divide as tarefas com seu designer ou programador mais chegado, não é ? As vezes, o Alexandre e eu fazemos uns freelancers e ele fica com a parte de “Infra-estrutura visual” e eu com a parte de sistema e modelagem. Com isso, o prazo de 25 dias pode cair até para 13 dias, pois teremos tarefas paralelas, ou seja, ocorrendo simultanêamente. Isso eu explicarei com mais detalhes quando formos criar nosso cronograma.

Como estimar meu preço com isso, Tio ?

Chegamos na pergunta que não quer calar, não é mesmo ? Pois bem. A dica é simples: você tendo um preço por hora de serviço definido, basta transformar os dias em horas de trabalho e fazer a conta: Tempo em horas do projeto * seu preço hora = Valor do projeto

Muito importante lembrar que todos encargos, despesas com luz, Internet, comida e etc., já estarão contabilizados no seu tempo hora, tornando o calculo final bem mais simples.

WBS criada usando programa de diagramação UML para Linux chamado Dia . Há versões desta aplicação para Windows também.

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Vendo o site Freelance Freedom vi logo na página uma tirinha interessante que levanta uma discussão bacana:

Vendo a imagem, nem precisa dizer mais nada. Essa é a liberdade apontada pelo FreelanceSwitch. A mesma liberdade que é questionada e “moldada” por alguns freelancers.

Navegando por sites a fio, já li diversos comentários a respeito da postura ao trabalhar. Alguns até se vestem comportadamente como se estivessem indo ao trabalho normalmente. Mas a questão é, será que isso é preciso ? Concentração é ideal ao desenvolver, mas levar ao extremo dessa forma é a solução para um problema comum chamado Produção ?

Podemos simplesmente dizer que é questão de gosto. Entendo que seja, mas porque querer criar um ambiente sério, rigoroso dentro de sua própria casa ou escritório ? Não é mais fácil criar um ambiente descontraido, bonito e animado para estimular você a passar mais tempo nele ? Um ambiente visualmente agradável, sonoramente isolado do meio externo não nos faz sentirmos melhor ?

Todas essas técnicas ‘rigorosas’ têm como objetivo evitar que o freelancer descumpra seus próprios prazos por estar ‘relaxado’ demais em seu ambiente, mas em contra partida, traz toda aquela pressão, stress e caos que um escritório normal acaba trazendo. A situação de ‘regime intensivo’ pode acabar gerando mais descontrole quando as tarefas corriqueiras de quem trabalha em home office começarem a aparecer.

Com o stress, vem a rejeição pelas tarefas e a falta de paciência. Viu a bola de neve em que se transformou ? Tudo isso, porque nosso amigo Freelancer não sabe usar uma ferramenta chamada Cronograma, ou um simples To Do list para ter controle da sua organização nos projetos, acreditando que um ‘regime rigído’ resolveria seus problemas com produção e rendimento.

Obviamente, não vamos levar a tirinha ao extremo. Sabemos que não é tão simples trabalhar deitado e com um pedaço de Pizza na mão, mas de fato, sentir-se à vontade deveria ser uma das premissas de um Freelancer.

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Para quem é freelancer nada mais complexo do que manter a agenda em dia sem se esquecer ‘daquela’ visita promedita pela manhã ao cliente XPTO. Sim, eu também sofri um bocado e nesse tempo sofrido conheci e testei algumas soluções para esse meu ‘problema’ de gerenciamento de tarefas.

Vamos primeiro a algumas dicas que eu considero importantes e depois partiremos a dicas de aplicações OpenSource, obviamente para suprir tais necessidades.

Recomendações

1. Sua lista de tarefas, vulgo, “To Do” deverá ficar unicamente as tarefas que tem dia para começar, começar/terminar, mas não poderá conter itens que tem começo em um horário X. Muito importante entender que lista de tarefas é uma coisa, e compromissos é outra totalmente diferente! Implantar um sistema no dia 29/10/2007 é uma tarefa, enquanto que Visitar cliente Xpto no dia 30/10/2007 às 10hs é um compromisso. Sempre tenha isso em mente ao gerenciar sua agenda.

2. Tudo é importante anotar. Por mais simples e banal que seja, anote. Isso servirá até como controle caso você queira por exemplo, saber quantas tarefas fez no mês (meio sem sentido, mas é válido).

3. Alimente sempre as informações. Não adianta você cadastrar suas atividades hoje, e amanhã após finalizar algumas não dar baixa. É fundamental manter sua Lista de ToDo sempre atualizada para que você não se perca na hora de traçar um plano de ‘limpeza’ de ToDo’s. Isso é válido não somente para tarefas finalizadas, mas para tarefas em andamento ou que aguardam uma ação. Não conte com sua memória. Delegue a memória outras coisas mais importantes do que uma simples lista de tarefas

4. Centralize informações, não quebre-as em partes. Se você tem um Palm, ou uma variante, pode ser uma opção usá-lo para gerenciar suas tarefas. Talvez goste de gerenciar usando seu PC pessoal ou notebook, ou ainda usando uma ferramenta online. Não importa qual ferramenta você opte por usar, o importante é gerenciar tudo numa mesma ferramenta. Lembre-se: a idéia é facilitar e não complicar ainda mais sua tarefa de se organizar.

5. Atribua o ‘grau de importância’ de uma determinada tarefa. Geralmente esse grau de importancia é definido como: “Nenhuma, baixa, normal e alta”. Acho mais que o suficiente essas opções. Demasiadas opções pode tornar esse grau de importancia mais complexo do que deveria.

6. Organize-se! Antes de comprometer-se com uma nova tarefa, tente sempre consultar sua lista de tarefas antes. Isso evita sobrecarga de tarefas numa segunda, por exemplo O mesmo vale para seus ‘compromissos’. Já pensou se você agendar 2 visitas em clientes diferentes no mesmo horário ? Ruim não ?

7. Backup. Fundamental.

Das mais recentes que eu testei, deixo o link para dois modelos que eu acho que mais se adequa ao nosso artigo. São elas:

* http://www.taskfreak.com/ - Ferramenta para gerenciamento de ToDo’s online. Requer PHP/MySQL para usar.
* Mozilla Sunbird - Calendário feito pela Mozilla. A mesma entidade que criou o Seamonkey, Firefox e Thunderbird. Caso você já utilize o Thunderbird, eu recomendo que você instale uma extensão que adiciona o calendário ao Thunderbird. Chama-se Lightning. Eu atualmente uso ele e recomendo muito. Excelente!

Além destas, temos o Google Calendar. Parece ser bem prático, mas eu ainda não vi necessidade em usá-lo.

Agora você não tem mais desculpas para esquecer suas tarefas ou se sobrecarregar demais em um determinado dia

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