Melhorando seu gerenciamento de tarefas
Para quem é freelancer nada mais complexo do que manter a agenda em dia sem se esquecer ‘daquela’ visita promedita pela manhã ao cliente XPTO. Sim, eu também sofri um bocado e nesse tempo sofrido conheci e testei algumas soluções para esse meu ‘problema’ de gerenciamento de tarefas.
Vamos primeiro a algumas dicas que eu considero importantes e depois partiremos a dicas de aplicações OpenSource, obviamente para suprir tais necessidades.
Recomendações
1. Sua lista de tarefas, vulgo, “To Do” deverá ficar unicamente as tarefas que tem dia para começar, começar/terminar, mas não poderá conter itens que tem começo em um horário X. Muito importante entender que lista de tarefas é uma coisa, e compromissos é outra totalmente diferente! Implantar um sistema no dia 29/10/2007 é uma tarefa, enquanto que Visitar cliente Xpto no dia 30/10/2007 às 10hs é um compromisso. Sempre tenha isso em mente ao gerenciar sua agenda.
2. Tudo é importante anotar. Por mais simples e banal que seja, anote. Isso servirá até como controle caso você queira por exemplo, saber quantas tarefas fez no mês (meio sem sentido, mas é válido).
3. Alimente sempre as informações. Não adianta você cadastrar suas atividades hoje, e amanhã após finalizar algumas não dar baixa. É fundamental manter sua Lista de ToDo sempre atualizada para que você não se perca na hora de traçar um plano de ‘limpeza’ de ToDo’s. Isso é válido não somente para tarefas finalizadas, mas para tarefas em andamento ou que aguardam uma ação. Não conte com sua memória. Delegue a memória outras coisas mais importantes do que uma simples lista de tarefas 
4. Centralize informações, não quebre-as em partes. Se você tem um Palm, ou uma variante, pode ser uma opção usá-lo para gerenciar suas tarefas. Talvez goste de gerenciar usando seu PC pessoal ou notebook, ou ainda usando uma ferramenta online. Não importa qual ferramenta você opte por usar, o importante é gerenciar tudo numa mesma ferramenta. Lembre-se: a idéia é facilitar e não complicar ainda mais sua tarefa de se organizar.
5. Atribua o ‘grau de importância’ de uma determinada tarefa. Geralmente esse grau de importancia é definido como: “Nenhuma, baixa, normal e alta”. Acho mais que o suficiente essas opções. Demasiadas opções pode tornar esse grau de importancia mais complexo do que deveria.
6. Organize-se! Antes de comprometer-se com uma nova tarefa, tente sempre consultar sua lista de tarefas antes. Isso evita sobrecarga de tarefas numa segunda, por exemplo O mesmo vale para seus ‘compromissos’. Já pensou se você agendar 2 visitas em clientes diferentes no mesmo horário ? Ruim não ?
7. Backup. Fundamental.
Das mais recentes que eu testei, deixo o link para dois modelos que eu acho que mais se adequa ao nosso artigo. São elas:
* http://www.taskfreak.com/ - Ferramenta para gerenciamento de ToDo’s online. Requer PHP/MySQL para usar.
* Mozilla Sunbird - Calendário feito pela Mozilla. A mesma entidade que criou o Seamonkey, Firefox e Thunderbird. Caso você já utilize o Thunderbird, eu recomendo que você instale uma extensão que adiciona o calendário ao Thunderbird. Chama-se Lightning. Eu atualmente uso ele e recomendo muito. Excelente!
Além destas, temos o Google Calendar. Parece ser bem prático, mas eu ainda não vi necessidade em usá-lo.
Agora você não tem mais desculpas para esquecer suas tarefas ou se sobrecarregar demais em um determinado dia